Whistleblowing – Dispositivo di Allerta Etico

Questo dispositivo non è destinato alla gestione dei reclami, i quali sono soggetti ad un processo di trattamento separato in conformità con le normative vigenti

Il Gruppo BNP Paribas si impegna a rispettare scrupolosamente leggi e regolamenti, nonché a far rispettare le regole contenute nel proprio Codice di Condotta.

ll dispositivo di Whistleblowing, accessibile da questa pagina, consente di segnalare informazioni relative a un reato o un illecito, una minaccia o un danno per l'interesse pubblico, una violazione o un tentativo di occultamento di una violazione della legge applicabile e cogente (leggi, regolamenti, ecc.) o una violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01 o del Codice di Condotta di Gruppo.

In BNL, in funzione della tipologia di alert ricevuto¹, le segnalazioni sono gestite dal Referente di Condotta HR “Rispetto per le Persone” e dal Referente Whistleblowing di Compliance in modo confidenziale e nel rispetto della normativa vigente.

Coloro che effettuano la segnalazione Whistleblowing Compliance possono mantenere riservata la loro identità e beneficiare della riservatezza e della protezione contro il rischio di ritorsione previste dalla normativa locale loro applicabile (D.Lgs 24/2023), purché nella segnalazione dichiarino apertamente di volersi avvalere di tali tutele. In assenza di una chiara indicazione in merito, la segnalazione verrà trattata come segnalazione ordinaria. Si segnala comunque che il Gruppo BNP Paribas gestisce tutte le segnalazioni ordinarie garantendo analoghe tutele di riservatezza e di protezione previste per le segnalazioni Whistleblowing ex D.Lgs. 24/2023.

L’uso improprio del dispositivo Whistleblowing può esporre il segnalante ad azioni penali e/o a sanzioni disciplinari (se dipendente), tuttavia, l'utilizzo in buona fede di tale dispositivo non esporrà il suo autore ad alcuna sanzione disciplinare, anche se successivamente i fatti si dovessero rivelare inesatti o non dovessero dar luogo ad alcun seguito.

Procedendo con l’inoltro di una segnalazione relativa al Whistleblowing o a una violazione del Codice di Condotta del Gruppo BNP Paribas, si dichiara di aver letto e compreso l’informativa Privacy sul trattamento dei dati personali.

Domande frequenti

Di seguito sono riportate le domande più frequenti:

Quando segnalare?

Quando si ha motivo di ritenere che sia stata commessa la violazione di una legge o del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01 o del Codice di Condotta di BNP Paribas o in caso di minaccia o danno all'interesse pubblico.

Come fare una segnalazione?

In caso di Terza Parte esterna, si potrà far riferimento a quanto di seguito rappresentato nei punti 1 e 2 della sezione “Modalità per l’inoltro di una segnalazione”, cioè:

utilizzare la piattaforma informatica o il modulo disponibile in questa pagina per la segnalazione scritta;

richiedere un incontro diretto o un colloquio telefonico per la segnalazione orale.

In caso di Collaboratore (Dipendente del Gruppo o Personale esterno, cioè qualsiasi persona fisica che, pur non essendo dipendente del Gruppo, è titolare di un rapporto di collaborazione con un’Entità del Gruppo ed ha un’approfondita conoscenza del suo funzionamento), utilizzare gli specifici canali indicati nelle procedure interne e nella intranet aziendale.

Se la segnalazione dovesse pervenire erroneamente ad un soggetto non competente?

Se una segnalazione perviene in busta chiusa sulla quale è indicato che si tratta di una segnalazione di whistleblowing, colui che la riceve, senza aprirla, la trasmetterà tempestivamente ai soggetti competenti.

In assenza di una chiara indicazione, infatti, la segnalazione sarà trattata come ordinaria e quindi al di fuori del perimetro di applicazione del D.lgs. 24/2023.

La segnalazione può essere anonima?

Sì, la segnalazione può essere anonima, purché debitamente circostanziata.

Tuttavia, ai fini dell’applicazione delle tutele definite nel D.Lgs. 24/2023 (cfr. art. 16, co. 4), il segnalante anonimo, successivamente identificato, che ha comunicato ad ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) di aver subito ritorsioni, può beneficiare della tutela che il decreto garantisce a fronte di misure ritorsive.

Il segnalante sarà informato del seguito dato alla segnalazione?

Una conferma relativa alla ricezione della segnalazione verrà inviata al ricevimento della stessa ed è possibile che vengano poste alcune domande per condurre l’indagine in modo appropriato. Saranno inoltre fornite informazioni tramite la piattaforma informatica circa lo stato della gestione della segnalazione e sull'esito dell'indagine. Sarà pertanto fondamentale che coloro che hanno effettuato la segnalazione mediante piattaforma informatica custodiscano con cura la password che hanno creato e il codice di segnalazione generato dal sistema all’atto dell’inserimento ed invio della segnalazione. Queste stesse credenziali saranno fondamentali anche per l’esercizio del diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione di trattamento, portabilità e opposizione al trattamento dei dati forniti, nel rispetto delle previsioni normative di cui al Regolamento UE 2016/679 (c.d. General Data Protection Regulation o “GDPR”).

La riservatezza sarà garantita?

Si, i Referenti sono formati per gestire le segnalazioni Whistleblowing con riservatezza e adottano gli opportuni provvedimenti in tal senso.

Quali situazioni si possono segnalare?

Alla luce dell’emanazione del Decreto Legislativo 23/2024 possono essere oggetto di segnalazione le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato. Tali violazioni possono consistere in: • illeciti penali, civili, amministrativi o contabili; • condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti; • altri illeciti, atti, omissioni o comportamenti specificamente indicati nell’art. 2, comma 1, lett. a), nn. 3, 4, 5 e 6, del D. Lgs. n. 24/2023 Tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili non sono comprese le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente comprovate.

Come vengono gestite le segnalazioni?

In base alla natura della segnalazione effettuata, HR è responsabile della raccolta e dell'elaborazione degli Alert relativi al Rispetto per le Persone, che non rientrano nel perimetro di applicazione del D.Lgs. 24/2023. Analogamente, le segnalazioni Whistleblowing Compliance relative a Sanzioni ed Embarghi, raccolte e gestite direttamente dal Gruppo, nonché quelle di Antiriciclaggio e Lotta al finanziamento del terrorismo, saranno fatte oggetto di una gestione specifica al di fuori del perimetro di applicazione del citato Decreto e saranno qualificate come ordinarie. Tutte le altre tipologie di alert indirizzate al dispositivo Whistleblowing Compliance (ovvero Etica Professionale, Integrità del mercato, Concussione e corruzione, Interessi dei clienti, Protezione del Gruppo, Coinvolgimento con la Società ed Altro) saranno sotto l’ambito di applicazione del D.Lgs. 24/2023, se effettivamente rientranti nel perimetro oggettivo previsto dallo stesso.

Come inoltrare una segnalazione

1) IN FORMA SCRITTA

a) la segnalazione può essere effettuata utilizzando la piattaforma Whistleblowing, per il cui accesso si dovrà fare riferimento al presente link

b) In alternativa, la segnalazione può essere effettuata inserendo la stessa in due buste chiuse, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dal modulo di segnalazione:

- la prima con la fotocopia di un documento di riconoscimento del segnalante in corso di validità;

- la seconda con il modulo di segnalazione.

Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata all’attenzione del Responsabile Dispositivo Allerta Etico” ed inviata al seguente indirizzo di posta ordinaria:

BNL S.p.A., Dispositivo Allerta Etico, Compliance Area, Viale Altiero Spinelli 30, 00157 Roma

2) IN FORMA ORALE

Mediante appuntamento richiesto per iscritto all’indirizzo di posta ordinaria “BNL S.p.A., Dispositivo Allerta Etico, Compliance Area BNL, Viale Altiero Spinelli 30, 00157 Roma”, specificando la propria volontà di effettuare la segnalazione mediante incontro diretto o colloquio telefonico (anche in caso di contatto telefonico sarà possibile mantenere l’anonimato)

3) CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA

Il Gruppo BNP Paribas incoraggia ad avvalersi in via prioritaria dei “canali interni di segnalazione”.

Il Segnalante può tuttavia effettuare una “segnalazione esterna” all'Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) che, in attuazione del Decreto Lgs. 24/2023, è stata identificata come autorità preposta alla ricezione e gestione delle segnalazioni esterne, anche in forma anonima.

Ai sensi dell’art. 6 del Decreto Lgs. 24/2023, infatti, la persona Segnalante può quindi effettuare una segnalazione esterna ad ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interno ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto;

• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare un rischio di ritorsione;

• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, l’ANAC riceve e gestisce anche segnalazioni relative ad eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione.

Le segnalazioni esterne all'ANAC devono essere effettuate secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell'Autorità (www.anticorruzione.it).

Si rappresenta, infine, che qualora il segnalante reputasse opportuno adire l’Organismo di Vigilanza, in luogo del dispositivo Whistleblowing, relativamente alle denunce afferenti a violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01, le stesse verranno gestite garantendo ugualmente la riservatezza del segnalante e dell’oggetto della segnalazione, seppur al di fuori del perimetro di applicazione del D.Lgs. 24/2023.

NOTE LEGALI

1. L’istituto del whistleblowing ex D.Lgs. 24/2023 non si applica: a) alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate; b) alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al d. lgs. n. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato allo stesso d. lgs. n. 24/2023; c) alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.